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2019年06月19日 星期三
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工程造價咨詢業務技術檔案管理制度

目   錄

 

(一)檔案管理制度


(二)技術檔案資料分類表


(三)資料歸檔程序


(四)立卷的原則


(五)歸檔資料


(六)案卷的編寫


(七)案卷裝訂要求

 

 

我公司按《檔案法》的要求和行業主管部門有關檔案管理的規定建立工程造價審核檔案制度,并有專人負責檔案管理。

(一)檔案管理制度

1、技術檔案管理工作應做到及時、準確,并嚴格執行保密的有關規定。

2、各部門應重視和支持技術檔案資料的立卷歸檔工作。技術檔案資料由項目負責人在該項目報告出具后十日內,將需存檔的資料進行分類整理(詳見附錄)、并移交技術檔案管理人員進行裝訂。任何人不得將應存檔的資料據為已有,不得以任何理由拖延歸檔。

3、技術檔案管理人員將收集的資料應及時在五日內整理、頁碼編號、立卷和歸檔。

4、技術檔案管理人員對保存的技術檔案要定期進行檢查,發現問題及時報告,妥善解決。

5、技術檔案管理人員必須熟悉公司管理檔案的歷史和現狀情況,積極為技術檔案的利用提供便利。

6、技術檔案管理人員要嚴格按照技術檔案管理有關規定辦理借閱手續,借閱檔案,要說明借閱的目的和歸檔時間,由借閱人在“借閱檔案登記簿”上登記,并及時將借出的案卷催交收回。

 7、 借閱的技術檔案資料,未經辦公室主任的同意不得擅自帶出單位,不得涂改、拆卷、轉借,用后及時歸還。

8、查閱、借閱技術檔案人員,必須嚴格執行保密規定。借閱的技術檔案、資料不得擅自復制,確定需復制須經辦公室主任同意。

9、非本公司人員查閱技術檔案,需持單位介紹信,經辦公室主任批準后方可調閱,并根據技術檔案的性質和內容決定是否允許查閱者復印或摘錄其中的有關內容。

(二)技術檔案資料分類表

1、造價審核存檔資料目錄

序號

資料名稱

備注

1

存檔資料目錄


2

審核委托合同


3

審核報告


4

審核驗證定案表


5

審核單位工程量計算書


6

審核單位計算書底稿


7

送審單位結算書


8

施工合同及補充協議


9

工程經濟簽證


10

工程變更資料


11

洽談記錄


12

委托方評價意見


13

其他資料


2、工程量清單編審存檔資料目錄

序號

資料名稱

備注

1

存檔資料目錄


2

工程量清單編審委托合同


3

工程量清單


4

工程量計算書


5

委托方評價意見


3、工程量清單控制價(標底)編審存檔資料目錄

序號

資料名稱

備注

1

存檔資料目錄


2

控制價(標底)編審委托合同


3

建設方提供的招標文件


4

建設方提供的答疑文件


5

控制價(標底)預算書


6

工程量計算書


7

抽筋(附鋼筋分析)


8

委托方評價意見


(三)資料歸檔程序

1、《工程結算審核報告書》出具后,原則立時歸檔,具體時間不超出一個月內歸檔。

2、工程結算審核檔案應包括內容(詳見《工程造價咨詢檔案立卷規則》。

3、工程造價咨詢檔案是指咨詢單位從接受委托、調研、取證、編審、合儀、復核、審批到出具報告書全過程中形成的具有查考和保存價值的文件和材料。

4、檔案立卷實行誰咨詢誰立卷責任制。工程造價咨詢人員在咨詢服務過程中負責收集、整理和分類歸檔材料,咨詢終結按照它

們在形成過程中的聯系和規律立卷。咨詢項目負責人負責對立卷材料的完整性、真實性、系統性和規范性進行檢查。

(四)立卷的原則

1、遵循工程造價咨詢文件材料的形成規律,保持卷內文件材料的系統聯系;

2、正確分析和鑒別文件材料的保存價值;

 3、按委托項目分別立卷(一個項目一卷);

4、卷內文件材料應真實、完整,審批和簽章手續完備;

 5、卷內文件材料的制作和書寫必須規范、清晰,益于長期保存和利用。

6、審計結束后要及時歸檔。

(五)歸檔資料

歸檔資料主要由結論性文件資料、證明性文件資料、相關性文件資料組成。

1、結論性文件資料內容和排列

(1)咨詢報告書正本;

  (2) 工程結算審核定案書;

(3)工程造價審核報告簽發的報告擬稿紙。

 2、證明性文件資料內容和排列

(1)咨詢單位資料

a、工程結算書、工程計算底稿;

b、技術文件,包括各類分析說明文件、測算書、材料價格統計匯總表及有關咨詢單位的相關資料等; c、工程類別核定單。

(2)業主(或委托方)提供資料

a、提供的主要文件:《委托方提供資料清單》(見附件),項目建議書及批件、設計方案、招標文件、工程承包合同、工程預(結)算書、設計變更單(或清單)、施工簽證(或清單)、甲供料明細單等;

b、咨詢過程中形成的主要文件:各種調查材料、采集數據、取證材料、會議紀要、文函等。

(3)承包方提供的資料:承包方的企業資質、取費證書等。

 3、相關性文件資料內容和排列

(1)工程造價咨詢合同、司法鑒定委托書;

(2)咨詢單位作業計劃書;

(3)《工程造價咨詢質量控制流程單》原件;

(4)工程施工圖和竣工圖一般不納入歸檔范圍。如設計變更單位和施工簽證較多,可用清單形式歸檔,原件由委托方保存;

(5)審計報告簽收單;

(6)卷內備考表。

 (六)案卷的編寫

1、編寫案卷頁號:正面在頁面右上角編寫,背面在左上角編寫;單面書寫的文件材料,空白面不編頁碼號;案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編頁碼號。     

2、案卷封面的編制

(1)立卷咨詢單位名稱。

(2)咨詢業務類別:指建設項目可行性研究編制、投資估算編制(審核)、設計概算編制(審核)、工程量清單編制、工程標底百年制;施工圖預算編制;工程報價編制;工程結算編制(審核);司法鑒定、項目投資控制等。

(3)案卷標題:指咨詢項目的全稱。

(4)時間:指遠內文件材料所屬的起止年月。

(5)保管期限:分為短(15年)、長期(30年)、永久三類。工程造價咨詢檔案一般定為短期。有特殊要求的可定為長期或永久。

(6)件、頁數:“件”指卷內文件材料的總件數;“頁數”指卷內文件材料的中頁數。

(7)歸檔號:可按咨詢單位的發文號規則編排。

 3、卷內文件目錄

(1)序號:以卷內文件排列先后順次填寫序號。

 (2)文號:文件制發單位的發文字號。

 (3)作者:文件制發單位或個人。

(4)內容:即文件的標題。文件沒有標題或標題不能說明文件內容的,可自擬標題,但需外加“〈〉”號。

(5)日期:文件形成的年、月、日。

(6)頁號:卷內文件所在之頁的頁碼。

(7)備注:留待對卷內文件變化時作說明之用。

4、卷內備考表

(1)本卷情況說明:填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,由檔案管理人員填寫。

 (2)立卷人:由立卷者簽名。

(3)檢查人:由案卷質量審查者簽名。

 (4)立卷時間:指完成立卷的時間。

(七)案卷裝訂要求

1、案卷裝訂排列:案卷封面-卷內文件目錄-文件材料-備考表-封底。

2、卷內文件目錄、備考表應采用A4規格用紙。封面宜采用120克至150克牛皮紙。

3、單卷厚度超過200頁的,可分卷立卷。


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